Είτε πρόκειται για το περιβάλλον που εργαζόμαστε, είτε για έναν μικρό χώρο στο σπίτι που συνήθως βρίσκεται ο υπολογιστής μας, η οργάνωση του γραφείου δεν μας απασχολεί ιδιαίτερα παρά όταν είναι πολύ αργά! Ένας χαμός από χαρτιά στοιβαγμένα πάνω στην επιφάνεια εργασίας, σκόνη, σκουπιδάκια και απλήρωτοι λογαριασμοί μας φωνάζουν για βοήθεια και εμείς παλεύουμε να βρούμε αυτό που πρέπει την τελευταία στιγμή. Αν όμως καταφέρουμε να οργανώσουμε το γραφείο μας με αποτελεσματικό τρόπο, τότε σίγουρα θα μπορούμε να εργαστούμε σε αυτό πολύ πιο αποδοτικά.
Ένα καλό ξεκαθάρισμα
Το ξέρω, είναι βαρετό, πως όμως θα καταφέρουμε να φέρουμε σε σειρά το χάος που έχει δημιουργηθεί πάνω στο γραφείο μας αν δεν ξεκαθαρίσουμε πρώτα όλα όσα βρίσκονται εκεί; Το καλύτερο που έχουμε να κάνουμε είναι να δημιουργήσουμε τρεις στήλες με χαρτιά: Στην πρώτη θα τοποθετήσουμε όλα τα χαρτιά που αποτελούν εκκρεμότητα (λογαριασμοί, ιατρικά θέματα κ.α.). Στη δεύτερη θα τοποθετήσουμε όλα τα χαρτιά που αποτελούν ολοκληρωμένες εργασίες και πρέπει να αρχειοθετηθούν (πληρωμένοι λογαριασμοί, νομικά έγγραφα κ.α.). Στην τρίτη στήλη θα τοποθετήσουμε τα χαρτιά που δεν χρειάζεται να κρατήσουμε αφού επρόκειτο για παλιά αλληλογραφία, ολοκληρωμένες υποθέσεις κ.α. Σε αυτή την περίπτωση, φροντίζουμε να σκίσουμε τα χαρτιά ώστε να μην φαίνονται τα προσωπικά μας στοιχεία πριν τα πετάξουμε.
Καλό είναι να αφιερώσουμε λίγα λεπτά και να ελέγξουμε γραφική ύλη, στυλό και μαρκαδόρους. Εάν κάποιο στυλό έχει αδειάσει, ποιος ο λόγος να το κρατήσουμε;
Ένα σύστημα αρχειοθέτησης
Υπάρχουν πολλά προϊόντα που θα μας βοηθήσουν να αρχειοθετήσουμε τα χαρτιά μας με αποτελεσματικό τρόπο. Στα καταστήματα με χαρτικά και σχολικά είδη, μπορούμε να βρούμε ντοσιέ, κλασέρ, τσάντες αρχειοθέτησης και ένα σωρό άλλα πράγματα που σίγουρα θα μας εξυπηρετήσουν. Ένα καλό σύστημα αρχειοθέτησης είναι απαραίτητο, ώστε να βρίσκουμε πάντα αυτό που ψάχνουμε, αλλά και να έχουμε τακτοποιημένα τα χαρτιά μας για οποιαδήποτε χρήση. Τα ειδικά ραφάκια αρχειοθέτησης μπορούν να μας βοηθήσουν για την οργάνωση της επιφάνειας εργασίας μας. Εγώ χρησιμοποιώ πάντα τρία ραφάκια (trays): Ένα για τις υποθέσεις που εκκρεμούν και δεν έχω κάνει τίποτα ακόμη, ένα για αυτές που εκκρεμούν μεν αλλά έχω κάνει ότι ήταν απαραίτητο από την πλευρά μου και ένα για τις υποθέσεις που έχουν ολοκληρωθεί και χρειάζεται να αρχειοθετήσω. Έτσι, γνωρίζω πάντα τις εκκρεμότητές μου και δεν αγχώνομαι μήπως ξεχάσω κάτι σημαντικό.
Αποθήκευση και αρχειοθέτηση
Ανάλογα με τις ανάγκες μας και τον χώρο που διαθέτουμε, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε μια μικρή συρταριέρα που θα φιλοξενήσει όλα τα χαρτικά και τη γραφική μας ύλη, μια συρταριέρα με αποθηκευτικό χώρο και σύστημα αρχειοθέτησης ή μια βιβλιοθήκη όπου θα μπορέσουμε να τοποθετήσουμε τα ντοσιέ μας αλλά και διάφορα ακόμη πράγματα μέσα σε κουτιά. Αν ο χώρος που βρίσκεται το γραφείο μας είναι μικρός, μπορούμε να τοποθετήσουμε συρτάρια κάτω από το γραφείο ή να εκμεταλλευτούμε τον χώρο πάνω από αυτό, τοποθετώντας ράφια. Εναλλακτικά, ένα καλάθι μπορεί να μας βοηθήσει ώστε να οργανώσουμε καλύτερα το χώρο μας.
Ένας πίνακας σημειώσεων
Αν υπάρχει η δυνατότητα ενός πίνακα σημειώσεων στον τοίχο του γραφείου, τότε σίγουρα αυτό θα μας βοηθήσει στην οργάνωση των εργασιών μας. Σε αυτόν μπορούμε να γράφουμε καθημερινά τις δουλειές που έχουμε να κάνουμε, αναφέροντας δίπλα την επιθυμητή ημερομηνία ολοκλήρωσής τους. Εναλλακτικά, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε ένα μεγάλο μπλοκ σημειώσεων ή μια επιφάνεια σημειώσεων για να μην χρειάζεται να θυμόμαστε ένα σωρό πράγματα. Αρκεί να διαβάσουμε τις σημειώσεις μας!
Καθαριότητα και στο γραφείο
Χωρίς να το καταλάβουμε, είναι πολύ εύκολο το γραφείο μας να γεμίσει άδειες κούπες από ροφήματα, ξύσματα μολυβιού, σκόνη και ψίχουλα. Καλό είναι κάθε τόσο να αφιερώνουμε λίγα λεπτά και να καθαρίζουμε την επιφάνεια εργασίας μας, το πληκτρολόγιο και τα συρτάρια μας για ένα ομορφότερο περιβάλλον.
Ένα όμορφο περιβάλλον
Σίγουρα ένα καθαρό και τακτοποιημένο γραφείο μειώνει το αίσθημα του άγχους όταν καθόμαστε σε αυτό. Γιατί όμως να μην κάνουμε ακόμη πιο ελκυστικό το περιβάλλον εργασίας μας; Ένα γλαστράκι με κάποιο φυτό, μια κορνίζα με φωτογραφία από μια ευχάριστη στιγμή, ένα διακοσμητικό και μια χρωματιστή κούπα για τον καφέ μας αρκούν για να μας δώσουν λίγη χαρά όταν σκοτωνόμαστε να τα προλάβουμε όλα!
Και κάτι ακόμα… ο φωτισμός του γραφείου μας πρέπει να είναι επαρκής για να μην κουράζονται τα μάτια μας. Αν δεν υπάρχει αρκετός χώρος για ένα επιτραπέζιο φωτιστικό, μπορούμε να βιδώσουμε στον τοίχο ένα φωτιστικό για να μας ξεκουράζει.
Κείμενο: Βέρα Ξηρουχάκη
Για περισσότερες ιδέες για το σπίτι και το νοικοκυριό, δες εδώ
Στο EveryWoman.gr χαιρόμαστε όταν θέλεις να αναδημοσιεύσεις κάποιο post μας. Θα σε παρακαλούσαμε όμως να αναφέρεις πάντοτε την πηγή βάζοντας ένα link, ώστε να γνωρίσουν κι άλλοι το blog/magazine μας. Ευχαριστούμε πολύ.
Όλα τα posts του EveryWoman.gr αφορούν στις προσωπικές μας απόψεις και είναι γραμμένα σύμφωνα με το δικό μας γούστο. Στόχο έχουν να σε εμπνεύσουν για κάτι καινούργιο. Θα χαρούμε πολύ να μας στείλεις και δικές σου προτάσεις και ιδέες στα σχόλια.
